Was ist eigentlich Zeitplanoptimierung?

In einem Umfeld, in dem Schlagzeilen und schnelle Meldungen oft ein tieferes Auseinandersetzen mit einer Vielzahl von Themen ersetzen, ist es wichtig, dass Sie sich umfassend informieren, bevor Sie Entscheidungen treffen.

Dieser Ratschlag gilt auch für das Außendienstmanagement (FSM). Eine Schlüsselkomponente von FSM, die Zeitplanoptimierung, ist ein Bereich, der besondere Aufmerksamkeit für Details und Feinheiten erfordert. A key component of FSM, schedule optimization, is an area that warrants particular attention to detail and specifics.

Es gibt kaum eine Außendienstmanagementlösung auf dem Markt, die das Kriterium der Zeitplanoptimierung nicht erfüllt. Doch es gibt wichtige Spezifikationen im Rahmen dieses umfassenden Themas.

Während Serena Williams und Roger Federer das Kästchen "Tennis spielen" ankreuzen und einige von uns vielleicht auch, gehören diese Spieler offensichtlich zu einem ganz anderen Spielniveau als die meisten von uns.While Serena Williams and Roger Federer check the “play tennis” box and some of the rest of us might too, those players are obviously at a completely different level of the game than the rest of us.

Das Endgame der Zeitplanoptimierung

Das ultimative Ziel der Zeitplanoptimierung ist es, das beste Ergebnis für den Kunden zu erzielen und gleichzeitig die betriebliche Effizienz der Außendienstorganisation zu steigern. Das bedeutet, dass für den Kunden Folgendes sichergestellt werden muss:

• Der beste Techniker oder sonstige Außendienstmitarbeiter wird für den Auftrag eingesetzt.
• Der Techniker oder sonstige Außendienstmitarbeiter ist mit den richtigen Ersatzteilen und den erforderlichen Informationen für alle Aufträge ausgestattet.
• Der ausgewählte Außendienstmitarbeiter verursacht die geringsten Kosten und ist unter Berücksichtigung aller Einschränkungen am rentabelsten.
• Der Techniker/Außendienstmitarbeiter wird innerhalb der schnellst möglichen Zeit zur Verfügung gestellt.

Traditionelle Zeitplanoptimierung

Die herkömmliche Zeitplanoptimierung soll diese Ziele erreichen, verfügt aber in der Regel nur über begrenzte Mittel, um sie zu erfüllen.

So kann die Suche nach dem besten Techniker beispielsweise dazu führen, dass ein akzeptabler Techniker eingesetzt wird, der eine bestimmte Marke bedient und über eine gewisse Berufserfahrung verfügt. Dabei werden jedoch unvorhergesehene Wetter- oder Verkehrsereignisse sowie die Dienstpläne der anderen Techniker nicht berücksichtigt.

Darüber hinaus sind herkömmliche Außendienstmanagementsysteme überfordert, wenn sie gemischte Belegschaften berücksichtigen - nämlich solche, die sowohl feste Mitarbeiter als auch externe Auftragnehmer umfassen - und die optimale Außendienstressource bereitstellen sollen. Dieser Mangel wird in der heutigen Arbeitswelt immer mehr zu einer Belastung, da viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, Mitarbeiter zu finden und zu binden.

Richtige Zeitplanoptimierung - das ultimative Ziel

Um die bestmöglichen Außendienstmitarbeiter zu finden und sie mit den exakten Ersatzteilen und den erforderlichen Informationen zu versorgen, damit sie den Auftrag fehlerfrei und zu minimalen Kosten erledigen können, ohne dass die Servicequalität darunter leidet, und um den Auftrag schnell zu erledigen, muss ein Außendienstmanagementsystem eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen. Eine tatsächliche Optimierung des Zeitplans ist nur möglich, wenn das System die zahlreichen individuellen Anforderungen eines Unternehmens berücksichtigt.

Bei der Auswahl des Tools sollten feste oder unveränderliche Vorgaben berücksichtigt werden. Zum Beispiel können Einschränkungen wie der Arbeitsplan eines Mitarbeiters oder die angegebene Verfügbarkeit eines Auftragnehmers nicht geändert werden - und das Tool zur Zeitplanoptimierung muss sich dessen bewusst sein. Wenn ein Techniker in einer Einrichtung arbeiten muss, die zu bestimmten Zeiten nicht geöffnet ist oder keinen Zugang erlaubt, muss das System dies berücksichtigen. Auch besondere Fähigkeiten müssen erkannt werden. Wenn ein Techniker zum Beispiel nur mit LG-Geräten umgehen kann, sollte er nicht für Aufträge eingesetzt werden, bei denen es um Produkte anderer Hersteller geht.

Ebenso haben Unternehmen in der Regel ihre eigenen variablen Beschränkungen, die auf ihren besonderen geschäftlichen oder sonstigen Anforderungen beruhen. Dazu können Reiserichtlinien und -kosten, bevorzugte Kunden, Überstundenregelungen, KPIs (z. B. Effizienz, Schulung, Rentabilität) und vieles mehr gehören - die Liste ist lang, aber entscheidend für das Erreichen der Ziele und Prioritäten eines Unternehmens.

Wichtig ist, dass sich die Bedingungen im Laufe des Tages ändern können und dies auch tun. Wenn sich ein System zur "Optimierung" des Zeitplans nicht entsprechend anpasst, scheitert die Optimierung. Was nützt es, wenn der ermittelte Techniker wegen eines größeren Verkehrsproblems nicht verfügbar ist - ein solches Ereignis kann den gesamten Zeitplan eines Unternehmens durcheinander bringen, wenn es nicht berücksichtigt wird. In diesem Fall leidet die Erfahrung des Kunden am meisten.

Zeitplanoptimierung in Echtzeit, basierend auf künstlicher Intelligenz (KI)

Die Berücksichtigung der zahlreichen und variablen Faktoren zur Optimierung dieser komplexen Dienstpläne in Echtzeit ist ohne fortschrittliche, KI-basierte Technologie praktisch unmöglich. Die Kombination von KI-Technologie mit Echtzeit-Routenoptimierung gibt einer Außendienstorganisation die Möglichkeit, ihren Außendienstmitarbeitern bei jedem Auftrag ein außergewöhnliches Kundenerlebnis zu bieten.

Die besten und am besten durchdachten Pläne können scheitern. Die Liste der Ursachen ist lang: Wetter- und Verkehrsereignisse, Krankheitsfälle, Auftragsänderungen - all das kann zu Komplikationen während des Tages oder am späten Abend führen. Nur mit einem KI-basierten System können all diese Faktoren sofort berücksichtigt und alle Pläne entsprechend angepasst werden.

Mit einer echten, KI-basierten Zeitplanoptimierung in Echtzeit steigt die Kundenzufriedenheit - und damit auch die Kundenbindung, die Mitarbeiterbindung, die Loyalität der Auftragnehmer und die Rentabilität.

Ist Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer effektiven Zeitplanoptimierung? Kontaktieren Sie uns noch heute.