Workforce Management Software: Lösung für den Fachkräftemangel

Außendienstorganisationen sind derzeit mit einem Fachkräftemangel konfrontiert, der durch eine alternde Belegschaft und einen steigenden Bedarf an qualifizierten Arbeitskräften verstärkt wird. Tatsächlich schätzen Analysten, dass der Fachkräftemangel bereits mehr als 70%  der Außendienstunternehmen betrifft. Organisationen suchen nach Möglichkeiten zur Bewältigung dieser kritischen Herausforderung mittels Technologie, und genau an diesem Punkt kommt Workforce-Management-Software ins Spiel.

In diesem Beitrag untersuchen wir die wichtigsten Komponenten von Personalmanagementsoftware. Außerdem gehen wir auf die Vorteile ein, schauen uns Bewertungsüberlegungen an und liefern überzeugende Argumente für die Einführung dieser innovativen Technologie. 

Was ist Workforce-Management-Software in der Außendienstbranche?

Workforce-Management-Software ist eine digitale Lösung, die die Einsatzplanung von Techniker:innen im Außendienst und betriebliche Vorgänge verwaltet. So kann die Produktivität der Mitarbeitenden gesteigert und die Serviceeffizienz verbessert werden. Zu den Funktionen von sogenannter Personalmanagementsoftware gehören KI-gesteuerte Planung, Disposition, Routenoptimierung, Bestandsverwaltung, Auftragnehmerverwaltung und Schadensmanagement. Da Techniker:innen im Außendienst hauptsächlich von unterwegs aus arbeiten, ist auch eine intuitive mobile Anwendung ein wichtiger Aspekt von Workforce-Management-Software. 

Die wichtigsten Vorteile von Workforce-Management-Software

Der Einsatz von Personalmanagementsoftware bietet Außendienstunternehmen die Chance, die größten Herausforderungen des Fachkräftemangels anzugehen und zu lösen. Zu diesen Vorteilen gehören:

• Nutzung einer gemischten Belegschaft – Intelligente Workforce-Management-Software erleichtert es Außendienstunternehmen, eine gemischte Belegschaft bestehend aus Vollzeitmitarbeitenden und externen Auftragnehmer:innen zu nutzen. Dank Diversifizierung der Belegschaft können Unternehmen auf eine zunehmende Anzahl von Außendiensttechniker:innen mit einzigartigen und nützlichen Fähigkeiten in einem größeren geografischen Bereich zugreifen. Darüber hinaus hilft die Flexibilität gemischter Belegschaften Unternehmen, die Herausforderungen einer schwankenden Nachfrage nach Dienstleistungen zu meistern.
• Steigerung der Effizienz – Normalerweise ist die manuelle Entsendung und Planung von Außendiensttechniker:innen zeitaufwändig und arbeitsintensiv. Außendienst-Management-Software, die KI nutzt, kann Außendienstunternehmen dabei helfen, schnell sicherzustellen, dass der oder die Außendiensttechniker:in mit den richtigen Fähigkeiten zum richtigen Job geschickt wird. Darüber hinaus steigert die ideale Personalmanagementlösung die Effizienz durch Echtzeitzugriff auf Kundenhistorie, Aufträge, Teile, Lagerbestände und garantiebezogene Informationen. Die besten Lösungen vermeiden, dass Außendiensttechniker:innen weite Wege zurücklegen müssen, um Papierunterlagen einzureichen. Sie ermöglichen es ihnen auch, wichtige Arbeitsaufträge und Auftragsinformationen auf mobilen Geräten zu erledigen.
• Steigerung der Produktivität – Innovative Workforce-Management-Software kann neue Technologien wie Augmented Reality (AR) nutzen, um Remote-Support-Funktionen voranzutreiben. Beispielsweise können Außendiensttechniker:innen mithilfe von AR auf die Daten zugreifen, die sie benötigen, um schwierige Serviceaufträge gleich beim ersten Versuch abzuschließen. Mit dieser Leistung wird speziell der Fachkräftemangel angegangen, mit dem viele Außendienstunternehmen konfrontiert sind. Gleichzeitig können sich auch die Erstreparaturraten verbessern.
• Erhöhte Bindung von Außendiensttechniker:innen – Moderne Außendienstorganisationen sind sich nicht nur der Bedeutung von Kundenzufriedenheit, sondern auch von Mitarbeiterzufriedenheit und Techniker:innenbindung bewusst. Die richtige Workforce-Management-Softwarelösung befähigt die Belegschaft, ihr Arbeitspensum effizient zu erledigen. Flexibilität, intelligente Versand- und Routenoptimierung, verbesserte Kommunikation und innovative Technologie sind alles Faktoren, die die Entscheidungen von Techniker:innen beeinflussen, weiterhin mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten. 
• Steigerung der Kundenzufriedenheit – Steigerung der Kundenzufriedenheit – Außendienst-Management-Software und insbesondere die Funktionalität von Personalmanagementsoftware bieten Außendienstunternehmen eine bessere Kontrolle und Transparenz über Kundenerlebnisse. Unternehmen erhalten mehr Einblicke in die Art und Weise, wie ihre Mitarbeitenden mit Kunden interagieren und wie zufrieden die Kunden sind. Feedback- und Kundenbefragungskomponenten im Kundenportal können dabei helfen, umsetzbare Erkenntnisse zu sammeln.

7 WICHTIGE BESTANDTEILE VON WORKFORCE-MANAGEMENT-SOFTWARE

Außendienstorganisationen, die digital wettbewerbsfähig bleiben wollen, sollten bei der Betrachtung von Personalmanagementsoftwarelösungen mehrere wichtige Überlegungen beachten. 

1. Integrierte Lösung – Eine integrierte Workforce-Management-Lösung ermöglicht eine einfache Bedienung und Zugriff auf Echtzeitdaten wie Kundeninformationen, Gerätedetails, Ersatzteilbestand, Arbeitsaufträge, Terminplanung, Zahlungen usw. Die Wahl einer ganzheitlichen Lösung ist aus kurz- und langfristiger Sicht die bessere Strategie für den Einstieg in die digitale Transformation. Das Zusammenfügen unterschiedlicher Lösungen kann dagegen zu kostspieligen technischen Schwierigkeiten führen.
2. Funktioniert bei gemischten Belegschaften – Außendienstunternehmen, die gemischte Belegschaften betreuen, benötigen eine Lösung, die diesen spezifischen Bedarf berücksichtigt. Bei gemischten Belegschaften kann Personalmanagementsoftware die Gesamtverfügbarkeit, Leistung und Qualität der Belegschaft verbessern, indem sie die Auslastung der Techniker:innen steigert und zu einer höheren Anzahl von Serviceaufträgen und Gesamtgewinnen führt.
3. Für mobile Plattformen geeignet – Wählen Sie eine Softwarelösung, die für Mobilgeräte geeignet ist, um die Effizienz, Produktivität und Autonomie der mobilen Belegschaft zu steigern. Unabhängig davon, ob KI-Planung, AR-Fernzugriff, standortbasierte Technologie oder andere nützliche Technologien eingesetzt werden, sollte die mobile Anwendung eine integrierte Komponente der Workforce-Management-Software sein.
4. Datengesteuert mit analytischen Erkenntnissen – Workforce-Management-Software sollte strategische und umsetzbare Erkenntnisse liefern, die für jedes Unternehmen einzigartig sind. Außendienstunternehmen können diese datengesteuerten Erkenntnisse nutzen, um den Geschäftswert zu visualisieren, den Personaleinsatz zu verbessern, die Servicebereitstellung anzupassen und vieles mehr. 
5. Auf Agilität und Skalierbarkeit ausgelegt – Außendienstorganisationen sind sich der sich schnell verändernden Kunden-, Arbeitskräfte- und Technologielandschaft bewusst. Suchen Sie nach einer Lösung, die eine schnelle Skalierung von Kapazität, Geografie oder Fähigkeiten ermöglicht, ohne dass Zeit und Kosten für die Personalbeschaffung anfallen.
6. Konfigurierbar – Ziehen Sie eine Lösung in Betracht, die ein gewisses Maß an Anpassungsmöglichkeiten basierend auf den wichtigsten Geschäftsfaktoren bietet. Da nicht alle Außendienstunternehmen gleich sind, ist es wichtig, eine Softwarelösung für das Außendienstmanagement bereitzustellen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen eingeht.
7. Einfache, aber leistungsstarke Benutzeroberfläche – Der reine Einsatz innovativer Technologie reicht nicht aus. Diese muss vom Endbenutzer, also vom Unternehmen, den Kunden und der Belegschaft, problemlos übernommen werden können. Die Software muss modern, aber auch intuitiv sein, um alle Benutzer:innen einzubeziehen und sie zu ermutigen, die Lösung schnell zu übernehmen. Wenn die Personalsoftware zu komplex oder umständlich anzuwenden ist, besteht für das Unternehmen das Risiko einer geringen Akzeptanz, ganz zu schweigen von einer verschwendeten Investition. 

IN INTELLIGENTE, INTEGRIERTE WORKFORCE-MANAGEMENT-SOFTWARE INVESTIEREN

Moderne Außendienstorganisationen nutzen Technologien wie Workforce-Management-Software, um die mit dem Fachkräftemangel verbundenen Herausforderungen zu meistern. Der Einsatz innovativer Technologien kann dazu beitragen, die Lücke beim Techniker:innenmangel im Außendienst zu schließen. Gleichzeitig kann die Effizienz, die Bindung von Techniker:innen, die Kundenzufriedenheit und die Rentabilität gesteigert werden. Es ist jedoch zwingend erforderlich, dass Außendienstunternehmen Software einsetzen, die mit einer gemischten Belegschaft funktioniert und alle wichtigen Bewertungskriterien erfüllt. Außendienstorganisationen, die mit dem besten Anbieter von Personalmanagementsoftware zusammenarbeiten, können sich heute und für alle künftigen Veränderungen besser in Bezug auf Agilität, digitale Innovation und Erfolg positionieren. 

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